Kiedy już przejrzysz papiery, które nie wywołują w tobie żadnej radości, co należy zrobić z tymi, które zdecydujesz się zatrzymać? Stosuję bardzo prostą metodę archiwizacji. Dzielę je na dwie kategorie: papiery, który powinny być zachowane, i te, które wymagają jakiegoś działania. Chociaż naczelna zasada brzmi „wyrzuć wszystkie papiery”, wydzieliłam dwie kategorie dla papierów, które nie powinny być wyrzucone. Listy wymagające odpowiedzi, formularze, które należy wysłać, gazeta, którą zamierzam przeczytać – mam specjalny kącik dla tego typu papierów. Upewnij się, że trzymasz je w jednym miejscu. Nie pozwól im rozprzestrzenić się po całym domu. Zalecam stosowanie pojemnika, w którym papiery mogą być przechowywane pionowo i wyznaczyć dla niego konkretne miejsce. Należy tam umieścić wszystkie papiery wymagające naszej uwagi, nie oddzielając ich od siebie.
Jeżeli chodzi o dobór papierów, które należy zachować, to zalecam kierować się częstotliwością ich wykorzystywania. Sposób podziału nie jest zbyt skomplikowany: papiery używane rzadko oraz używane często. Papiery używane rzadko to polisy ubezpieczeniowe, gwarancje i dokumenty najmu. Niestety, należy je zachować niezależnie od tego, czy wywołują w nas radość, czy nie. Ponieważ rzadko się do nich zagląda, nie trzeba wkładać wiele wysiłku w ich przechowywanie. Radzę umieścić je w przezroczystej teczce i nie przejmować się dalszym podziałem.
Kolejna podkategoria to papiery, które będziesz przeglądać częściej, np. studenci – program seminariów czy też rozkład treningów sportowych. Staną się bezużyteczne, jeśli nie będą łatwo dostępne i łatwe do odczytania, polecam więc przezroczysty segregator na koszulki. Ta kategoria jest najbardziej problematyczna. Chociaż papiery z tej kategorii nie są nam niezbędne, łatwo się mnożą. Zmniejszenie ilości w tej kategorii jest kluczem do opanowania porządku w papierach.
Papiery należy zorganizować tylko w trzech kategoriach: wymagające uwagi, dokumenty o charakterze umowy, które powinny być zachowane oraz pozostałe dokumenty, które trzeba zatrzymać. Papiery z jednej kategorii należy trzymać w jednym pojemniku albo segregatorze i nie dzielić ich bardziej. Innymi słowy, potrzebujesz tylko trzech pojemników lub segregatorów. Nie zapomnij, że pudełko „wymagające uwagi” powinno być puste. Jeżeli są w nim dokumenty, to miej świadomość, że masz sprawy wymagające załatwienia. Chociaż nigdy nie udało mi się w pełni opróżnić mojego pudełka „wymagające uwagi”, to jest to cel, do którego powinniśmy dążyć.
